Todos tenemos exactamente el mismo número de horas al día . Entonces, ¿por qué algunas personas parecen no tener idea de la gestión del tiempo?
Trabaja más inteligentemente, no más duro.
Estas personas tienden a ser hiperactivas. Siempre están revisando sus correos electrónicos y sms, pasando de una tarea a otra o haciendo varias cosas al mismo tiempo, siempre están al teléfono, siempre chateando, corriendo todo el tiempo, etc. Tienen una tendencia a ser hiperactivos. Necesitan mantenerse ocupados. Se está convirtiendo en un hábito con ellos.
Estas personas piensan, consciente o inconscientemente, que el hecho de estar siempre ocupados significa que están trabajando duro y por lo tanto que van a tener más éxito, o que han tenido un buen día.
Aunque esta creencia puede ser cierta hasta cierto punto, a menudo conduce a la «productividad» sin resultados reales. Es sólo una necesidad constante de hacer algo y una tendencia a perder el tiempo en tareas secundarias.
Cómo mejorar la gestión del tiempo sin esforzarse mucho: 20 consejos imprescindibles
Dicho esto, hay un montón de consejos y trucos para manejar su tiempo de manera efectiva. Los siguientes consejos me parecen prácticos, pero como cada uno de nosotros es diferente, toma los que resuenan contigo y encuentra y/o crea otras técnicas que funcionen mejor para ti.
Puede utilizar los siguientes consejos para establecer nuevos hábitos y, mientras tanto, puede que quiera pensar en cómo refinar y personalizar sus técnicas.
1. Hacer las tareas más importantes primero
Esa es la regla de oro de la gestión del tiempo. Todos los días, o preferentemente el día anterior, identifique las dos o tres tareas más importantes para hacer, y hágalas primero.
Una vez que los hayas completado, tu día ya está hecho, has hecho lo esencial. Puedes seguir adelante.
2. Aprende a decir «No»
Realizar varias tareas a la vez puede enseñarnos a hacer malabares y a administrar nuestro tiempo. Eso puede ser algo bueno.
Sólo que hay límites. En algún momento, tienes que aprender a rechazar las oportunidades. Su objetivo debe ser aceptar sólo aquellos compromisos que sabe que tiene tiempo de hacer y que realmente le importan, o que son simplemente importantes, de alta prioridad.
3. Dormir al menos 7-8 horas
Algunas personas piensan que sacrificar el sueño es una buena manera de ser más productivos ganando unas pocas horas extra de trabajo durante el día. No es así.
La mayoría de nosotros necesitamos 7 u 8 horas de sueño para que nuestro cuerpo y mente funcionen de manera óptima. De todos modos, sabes cuando has dormido lo suficiente o no. Todos somos diferentes, así que no escuches a los que presumen, por ejemplo, de 4-5 horas de sueño al día. A largo plazo, puede ser peligroso y ¿qué sentido tiene tener un día largo si no estás en la mejor forma física y mental? Escuche a su cuerpo, y no subestime el valor y la importancia del sueño (incluyendo las siestas).
4. Dedica todo tu enfoque a la tarea que tienes entre manos
Si está trabajando en un ordenador, cierre todas las ventanas de su navegador. Ponga su teléfono a un lado, fuera de la vista y en modo silencioso. Encuentra un lugar tranquilo para trabajar, o escucha música si te ayuda (personalmente, a menudo escucho música clásica cuando trabajo en la computadora. Pero nunca canciones tranquilas con letra porque mi atención tiende a centrarse en la letra y por lo tanto es difícil centrarse en mi tarea).
Concéntrate totalmente en una cosa. Nada más debería existir. Sumérgete completamente en tu tarea.
5. Adelántese a sus tareas.
Casi todos tenemos esta necesidad de aplazarlo. Pero como la tarea debe hacerse tarde o temprano, ¡podemos hacerla ahora y terminarla!
Cuando te adelantas a algo, estás más relajado, menos estresado. Sabes que lo harás, a más tardar, a tiempo. No es difícil, sólo tienes que decidir hacerlo.
6. No dejes que los detalles no importantes te retrasen
A veces pasamos más tiempo del esperado en una tarea porque nos aferramos a los pequeños detalles. Todavía me pasa, siendo un perfeccionista, pero trato de ser consciente de ello en cuanto veo que me atengo a los detalles cuando puede esperar. De lo contrario, no hay fin, porque siempre habrá algo que mejorar, que perfeccionar, o simplemente el deseo de cambiar algo, cuando no es realmente necesario.
Personalmente, dejo de lado mi deseo de perfeccionar todo, y me concentro en lo esencial. Y más tarde, vuelvo a él para entrar en más detalles, como un pintor frente a su cuadro.
7. Hacer que sus tareas habituales se conviertan en hábitos de alguna manera
Personalmente, escribir artículos para mi blog es una tarea regular y una prioridad. Escribo casi todos los días, por las tardes, después de una pequeña siesta para estar en la cima de mi forma. Puede ser toda la tarde o parte de la tarde. Por el momento, es este hábito el que he adoptado y el que mejor se adapta a mí. Es muy raro que cambie este hábito, pero todo depende de las tareas prioritarias del día, de la semana. Programo mi cerebro para hacer esta escritura todas las tardes. Se convierte en automático.
8. Sea consciente del tiempo que pasa viendo la televisión, navegando por Internet…
Ver televisión, películas o jugar en Internet nos hace perder mucho tiempo.
No se trata de dejar de ver películas, espectáculos, documentales o de navegar por Internet. Sólo sé consciente de cuánto tiempo pasas allí.
9. Establecer un límite de tiempo para realizar una tarea
En lugar de ir a trabajar y pensar «Me voy a quedar aquí hasta que este trabajo esté hecho», intenta pensar «Voy a trabajar en esto durante tres horas».
La limitación de tiempo hará que te concentres y seas más eficiente, incluso si el trabajo no se termina después de tres horas. Volverás a él y establecerás un límite de tiempo para completarlo de nuevo.
10. Deje tiempo libre entre las tareas
Cuando pasamos sin problemas de una tarea a otra, es difícil estar totalmente concentrado en la nueva tarea, porque seguimos pensando en la tarea anterior y lleva algún tiempo recordar el propósito de la nueva tarea y, eventualmente, lo que se ha logrado hasta ahora.
Se puede, por ejemplo, probar la técnica llamada «Pomodoro», que es una técnica de gestión del tiempo que consiste en trabajar en períodos de 25 minutos separados por breves períodos de 5 minutos. Esto permite que el cerebro se refresque para que siempre puedas mantener tu concentración, tu creatividad, estar en la cima.
Pero si estás totalmente absorto en tu trabajo, no pares después de 25 minutos sino sólo cuando sientas la necesidad de tomar un descanso, para refrescar el cerebro, volver a estar en forma y ser óptimo.
11. No pienses en toda tu lista de cosas por hacer
Si quieres estar abrumado, entonces piensa en la larga lista de todas las cosas que tienes que hacer! Y, francamente, no vas a acortar esa lista pensando en ello. Te estresará por nada.
Así que concéntrese en la tarea que tiene entre manos. Manténgase en el momento y concéntrese en la tarea que tiene entre manos. Y si los pensamientos, de todas las cosas que tienes que hacer, te abruman, respira dos o tres veces profundamente y concéntrate de nuevo en la tarea que estás haciendo. Una cosa a la vez.
12. Hacer ejercicio y comer saludablemente
Todos sabemos que hay un vínculo entre un estilo de vida saludable y la productividad. Numerosos estudios lo han demostrado y siguen demostrándolo. Al igual que dormir lo suficiente, el ejercicio y una dieta saludable aumentan los niveles de energía, despejan la mente y permiten concentrarse más fácilmente y sentirse bien con uno mismo.
13. Haz menos.
Hacer menos es otra forma de decir que hay que hacer cosas que realmente importan, que son prioridades.
Desacelera, observa lo que hay que hacer, y concéntrate en esas cosas. Hacer menos cosas que produzcan más valor, más resultados, en lugar de hacer más cosas que finalmente no producen nada.
14. Usa los fines de semana, sólo si puedes.
No pasaré mucho tiempo en eso. Todos son obviamente libres de usar sus fines de semana. Todos necesitamos ocio, relajación, más tiempo para pasar con nuestros seres queridos, etc.
Pero si tienes la oportunidad de trabajar el fin de semana, por ejemplo, dos horas más o menos, sigue siendo así. Si es posible, hacer el trabajo de fin de semana más ligero, menos agotador, para que dure a largo plazo.
15. Establecer sistemas de organización
Ser organizado ahorra mucho tiempo, y no tienes que ser la persona más organizada del mundo. Los sistemas no son complicados de configurar.
Crear su propio sistema de organización. Por ejemplo, clasifique sus documentos por temas. Mira a tu alrededor y en tu trabajo todo lo que te frustra, todo lo que te hace perder el tiempo, y establece una organización personalizada que funcione mejor para ti.
16. Haz algo durante tus momentos de expectativa
Por ejemplo, cuando estás en una sala de espera, en el transporte público, en un café, puedes encontrar algo que hacer.
Puedes leer, escuchar un audiolibro, y así aprender. Personalmente, durante mis momentos de espera, uso la aplicación Evernote de mi teléfono móvil para anotar ideas, hacer mi lista de tareas, etc.
17. Cíñete a tu plan de hacer algo
Estar decidido, estar comprometido. Sé profesional y cíñete a tu plan. Tener una fuerte voluntad de hacer que lo que has decidido hacer suceda te permitirá tener éxito en todo lo que emprendas, porque tienes la mentalidad.
18. Agrupar tareas similares
Tienes varias tareas que hacer, cada una diferente de la otra. Intenta agrupar tareas similares y hacerlas una tras otra, en lugar de hacer todas las tareas en cualquier orden.
La razón es que hacer diferentes tareas requiere diferentes tipos de pensamiento, por lo que es mejor permitir que el cerebro continúe con el mismo tipo de pensamiento haciendo varias tareas similares una tras otra, en lugar de forzarlo a cambiar de un tipo de pensamiento a otro, haciendo tareas que no están relacionadas entre sí. Es un gasto de energía y una pérdida de tiempo.
19. Encontrar tiempo para la calma
Mucha gente no encuentra tiempo para estar callada. Y, sin embargo, es increíble lo que la calma puede hacernos. Hay un tiempo para la acción y un tiempo para la inacción, y ambos juegan un papel importante en nuestras vidas.
Dedicar tiempo en tu vida al silencio y a la inacción reduce la ansiedad y te muestra que no tienes que estar en un apuro constante. Cuando estamos en silencio e inactividad, muchas cosas suceden dentro de nosotros y no es una pérdida de tiempo, sino todo lo contrario.
20. Eliminar lo que no es esencial
Es uno de los trucos más útiles. Nuestras vidas están llenas de excesos. Tendemos a llenar nuestros días con cosas y otros para sentir que hemos producido cosas útiles y llenado bien nuestro día. Pero, si enumeramos todo lo que hemos hecho cada minuto del día, muchas cosas no nos acercan a nuestras metas, nuestros sueños y son inútiles (tiempo perdido).
El tiempo es una de nuestras principales riquezas. No lo desperdicies. Deshacerse de todo lo que es inútil y mantenerse centrado en lo esencial para tener éxito y florecer.
Un último (mejor) consejo.
Si hay un truco que no puedes olvidar, es éste:
Disfruta de lo que estás haciendo. Piensa en tu trabajo como un juego, dale un significado. Si buscas lo suficiente, encontrarás un significado.
A veces nos centramos más en terminar nuestras tareas que en disfrutar del momento en que las hacemos. Es fácil caer en esa trampa.
El objetivo es asegurarse de que siempre estás en el momento en que estás trabajando y disfrutando de lo que estás haciendo.
Cuando estudié la Ciencia de la Felicidad, en línea y de forma gratuita (gracias al equipo de la Universidad de California, Berkeley), aprendí que estar totalmente absorto en tu trabajo (estar en el «flujo») contribuye a la felicidad. Es el mismo proceso que un pintor centrado en su pintura, una bailarina centrada en sus movimientos, etc.
«Haz un trabajo que te guste y no tendrás que trabajar ni un día de tu vida.» Confucio.
Entre estos pocos consejos, aplica los que resuenan dentro de ti, los que puedes aplicar inmediatamente y te sorprenderás de los resultados. Poco a poco, se acostumbrará a desarrollar otras técnicas de gestión del tiempo que se adapten mejor a usted y a su situación en ese momento.